Residencia fiscal y establecimiento permanente en Espana

Una preocupacion aparece una y otra vez entre los vendedores extranjeros: "Si empiezo a vender en Espana, o si consigo un identificador fiscal espanol, mi empresa pasa de golpe a ser residente fiscal espanola y debe tributar en Espana por todo lo que gana?" Es una pregunta legitima, y la respuesta corta es casi siempre no. Comerciar con clientes espanoles, y tener un NIF espanol para poder registrarte en el cumplimiento EPR, no arrastra por si solo tus beneficios mundiales a la red fiscal espanola. Este articulo traza la linea para que veas donde estas realmente.

Esto es informacion general, no asesoramiento legal ni fiscal. Las reglas que siguen son la version cotidiana, y los montajes poco habituales pueden caer de otra forma, asi que tomalo como un mapa, no como una resolucion.

Cuando una persona pasa a ser residente fiscal en Espana

Empieza por las personas fisicas, porque los fundadores y administradores a veces confunden su propia situacion con la de la empresa. Una persona fisica se considera residente fiscal en Espana si se cumple cualquiera de tres supuestos en un ejercicio natural dado.

• La regla de los 183 dias: pasas mas de 183 dias del ejercicio natural en territorio espanol. Las ausencias esporadicas siguen contando para el total salvo que puedas acreditar residencia fiscal en otro pais.
• Centro de intereses economicos: la base principal o el nucleo de tus actividades o intereses economicos se situa directa o indirectamente en Espana, aunque no estes fisicamente aqui mucho tiempo.
• Presuncion familiar: si tu conyuge (no separado legalmente) y tus hijos menores dependientes residen habitualmente en Espana, la ley presume que tu tambien. Es una presuncion que admite prueba en contrario, asi que puedes desvirtuarla con pruebas.

Si no cumples ninguno de esos supuestos eres, como persona fisica, no residente. Ten en cuenta que esto se refiere a ti como persona. Es algo distinto de donde reside tu empresa, que es la cuestion que de verdad importa para un negocio que vende en Espana.

Cuando se considera que una empresa es residente en Espana

Una empresa es residente fiscal espanola si cumple cualquiera de tres condiciones: se constituyo conforme a la ley espanola, tiene su domicilio social en Espana, o tiene su sede de direccion efectiva en Espana. Ese ultimo es el criterio interesante. La sede de direccion efectiva es donde se toman de verdad las decisiones comerciales y estrategicas clave, donde los administradores se reunen y dirigen el negocio, no simplemente donde hay un buzon.

Una empresa constituida en el extranjero, con su consejo y su toma real de decisiones en el extranjero, normalmente no es residente espanola. Vender productos a compradores espanoles no cambia eso. Asi que si diriges una empresa alemana, neerlandesa o estadounidense desde tu propio pais, enviando a clientes en Espana, la empresa mantiene su residencia en casa y paga alli su impuesto de sociedades sobre sus beneficios.

El concepto que de verdad importa: el establecimiento permanente

Para una empresa no residente, la cuestion de verdad no es la residencia en absoluto. Es si tienes un establecimiento permanente, que se suele abreviar como EP. Un EP es una presencia fija en Espana lo bastante sustancial como para que Espana pueda gravar el beneficio atribuible a el. Si cruzas la linea del EP, Espana grava la parte de actividad que se desarrolla aqui; si te quedas del lado correcto, tus unicas obligaciones espanolas son las estrictas vinculadas a operaciones concretas, como el IVA o la declaracion EPR.

Cosas que normalmente si crean un establecimiento permanente:

• Un lugar fijo de negocios en Espana: una oficina, una sucursal, un taller o una fabrica.
• Un almacen que operas con personal propio, en lugar del mero deposito en un tercero.
• Un agente dependiente: alguien en Espana que actua habitualmente por ti y tiene, y utiliza, la facultad de concluir contratos en nombre de tu empresa.

Cosas que normalmente no crean, por si solas, un establecimiento permanente:

• Mantener existencias en un proveedor logistico externo unicamente para almacenamiento y entrega a clientes.
• Ventas ocasionales o puntuales en Espana sin ninguna base fija aqui.
• Vender a traves de un distribuidor o agente genuinamente independiente que actua para muchos clientes y compra y revende por cuenta propia.

Cuando tu pais tiene un convenio de doble imposicion con Espana, y la mayoria de las naciones comerciales lo tienen, rige la definicion de establecimiento permanente del convenio, que suele ser mas estrecha y mas favorable que la ley interna por si sola. El convenio es lo que evita que el mismo beneficio se grave dos veces.

Como encaja esto con tu NIF

La cuestion del establecimiento permanente decide que tipo de NIF necesita tu empresa, asi que los dos temas van de la mano. A una empresa extranjera sin establecimiento permanente se le expide un NIF de tipo N, el N98, y sus obligaciones espanolas se limitan a sus operaciones reales aqui, como registrarse para el EPR y gestionar el IVA que corresponda. Una empresa que si tiene un establecimiento permanente toma en su lugar un NIF de tipo W y hereda un calendario de cumplimiento mas pesado, mas cercano al de una entidad residente. Si quieres la mecanica de ambos, la guia del NIF para empresas extranjeras recorre el tipo N frente al tipo W, como obtener el numero y las obligaciones continuas. Para la diferencia entre el NIE personal y el NIF de empresa, consulta NIE frente a NIF, y si el termino es completamente nuevo para ti, empieza por que es un numero NIF.

Entonces un N98 me convierte en contribuyente espanol?

No. Obtener un N98 para registrarte en los requisitos EPR no convierte a tu empresa en residente fiscal en Espana, y no crea automaticamente un establecimiento permanente. El NIF es un identificador. Permite que las autoridades espanolas reconozcan a tu empresa para que pueda cumplir las obligaciones concretas que ha asumido, principalmente su registro y su declaracion EPR. No dice nada sobre donde se gravan tus beneficios. Miles de empresas extranjeras tienen un N98 precisamente porque venden en Espana desde el extranjero y quieren cumplir sin montar nada sobre el terreno.

Cuando de verdad deberias buscar asesoramiento

La via del N98 encaja con empresas que venden en el pais sin una presencia fisica. Vale la pena buscar asesoramiento local adecuado cuando tu situacion empieza a parecer mas arraigada, por ejemplo si se cumple alguna de las siguientes.

• Pones personal propio sobre el terreno en Espana.
• Firmas un arrendamiento y gestionas tu mismo unos locales aqui.
• Nombras a un agente local que puede obligar a la empresa por contrato.
• Tu, como administrador, pasas una parte grande del ejercicio fisicamente en Espana.

Cualquiera de esas puede llevarte de una venta limpia como no residente hacia un establecimiento permanente, y ese es el momento de que revisen tus hechos concretos en lugar de fiarte de una guia general.

Resumen y siguiente paso

Vender en Espana no convierte a tu empresa en residente aqui. La residencia de la empresa depende de la constitucion, el domicilio social o la sede de direccion efectiva, y dirigir el negocio desde el extranjero lo mantiene en el extranjero. El verdadero umbral para un vendedor extranjero es el establecimiento permanente, y tener simplemente un N98 para el EPR no lo cruza. Si necesitas el numero para comerciar cumpliendo, puedes iniciar una solicitud en minutos, o consultar las preguntas frecuentes si aun te queda algun punto abierto.