Residencia fiscal y establecimiento permanente en España

Una preocupación aparece una y otra vez entre los vendedores extranjeros: "¿Si empiezo a vender en España, o si consigo un identificador fiscal español, mi empresa pasa de golpe a ser residente fiscal española y debe tributar en España por todo lo que gana?" Es una pregunta legítima, y la respuesta corta es casi siempre no. Comerciar con clientes españoles, y tener un NIF español para poder registrarte en el cumplimiento EPR, no arrastra por sí solo tus beneficios mundiales a la red fiscal española. Este artículo traza la línea para que veas dónde estás realmente.

Esto es información general, no asesoramiento legal ni fiscal. Las reglas que siguen son la versión cotidiana, y los montajes poco habituales pueden caer de otra forma, así que tómalo como un mapa, no como una resolución.

Cuándo una persona pasa a ser residente fiscal en España

Empieza por las personas físicas, porque los fundadores y administradores a veces confunden su propia situación con la de la empresa. Una persona física se considera residente fiscal en España si se cumple cualquiera de tres supuestos en un ejercicio natural dado.

• La regla de los 183 días: pasas más de 183 días del ejercicio natural en territorio español. Las ausencias esporádicas siguen contando para el total salvo que puedas acreditar residencia fiscal en otro país.
• Centro de intereses económicos: la base principal o el núcleo de tus actividades o intereses económicos se sitúa directa o indirectamente en España, aunque no estés físicamente aquí mucho tiempo.
• Presunción familiar: si tu cónyuge (no separado legalmente) y tus hijos menores dependientes residen habitualmente en España, la ley presume que tú también. Es una presunción que admite prueba en contrario, así que puedes desvirtuarla con pruebas.

Si no cumples ninguno de esos supuestos eres, como persona física, no residente. Ten en cuenta que esto se refiere a ti como persona. Es algo distinto de dónde reside tu empresa, que es la cuestión que de verdad importa para un negocio que vende en España.

Cuándo se considera que una empresa es residente en España

Una empresa es residente fiscal española si cumple cualquiera de tres condiciones: se constituyó conforme a la ley española, tiene su domicilio social en España, o tiene su sede de dirección efectiva en España. Ese último es el criterio interesante. La sede de dirección efectiva es donde se toman de verdad las decisiones comerciales y estratégicas clave, donde los administradores se reúnen y dirigen el negocio, no simplemente donde hay un buzón.

Una empresa constituida en el extranjero, con su consejo y su toma real de decisiones en el extranjero, normalmente no es residente española. Vender productos a compradores españoles no cambia eso. Así que si diriges una empresa alemana, neerlandesa o estadounidense desde tu propio país, enviando a clientes en España, la empresa mantiene su residencia en casa y paga allí su impuesto de sociedades sobre sus beneficios.

El concepto que de verdad importa: el establecimiento permanente

Para una empresa no residente, la cuestión de verdad no es la residencia en absoluto. Es si tienes un establecimiento permanente, que se suele abreviar como EP. Un EP es una presencia fija en España lo bastante sustancial como para que España pueda gravar el beneficio atribuible a él. Si cruzas la línea del EP, España grava la parte de actividad que se desarrolla aquí; si te quedas del lado correcto, tus únicas obligaciones españolas son las estrictas vinculadas a operaciones concretas, como el IVA o la declaración EPR.

Cosas que normalmente sí crean un establecimiento permanente:

• Un lugar fijo de negocios en España: una oficina, una sucursal, un taller o una fábrica.
• Un almacén que operas con personal propio, en lugar del mero depósito en un tercero.
• Un agente dependiente: alguien en España que actúa habitualmente por ti y tiene, y utiliza, la facultad de concluir contratos en nombre de tu empresa.

Cosas que normalmente no crean, por sí solas, un establecimiento permanente:

• Mantener existencias en un proveedor logístico externo únicamente para almacenamiento y entrega a clientes.
• Ventas ocasionales o puntuales en España sin ninguna base fija aquí.
• Vender a través de un distribuidor o agente genuinamente independiente que actúa para muchos clientes y compra y revende por cuenta propia.

Cuando tu país tiene un convenio de doble imposición con España, y la mayoría de las naciones comerciales lo tienen, rige la definición de establecimiento permanente del convenio, que suele ser más estrecha y más favorable que la ley interna por sí sola. El convenio es lo que evita que el mismo beneficio se grave dos veces.

Cómo encaja esto con tu NIF

La cuestión del establecimiento permanente decide qué tipo de NIF necesita tu empresa, así que los dos temas van de la mano. A una empresa extranjera sin establecimiento permanente se le expide un NIF de tipo N, el N98, y sus obligaciones españolas se limitan a sus operaciones reales aquí, como registrarse para el EPR y gestionar el IVA que corresponda. Una empresa que sí tiene un establecimiento permanente toma en su lugar un NIF de tipo W y hereda un calendario de cumplimiento más pesado, más cercano al de una entidad residente. Si quieres la mecánica de ambos, la guía del NIF para empresas extranjeras recorre el tipo N frente al tipo W, cómo obtener el número y las obligaciones continuas. Para la diferencia entre el NIE personal y el NIF de empresa, consulta NIE frente a NIF, y si el término es completamente nuevo para ti, empieza por qué es un número NIF.

¿Entonces un N98 me convierte en contribuyente español?

No. Obtener un N98 para registrarte en los requisitos EPR no convierte a tu empresa en residente fiscal en España, y no crea automáticamente un establecimiento permanente. El NIF es un identificador. Permite que las autoridades españolas reconozcan a tu empresa para que pueda cumplir las obligaciones concretas que ha asumido, principalmente su registro y su declaración EPR. No dice nada sobre dónde se gravan tus beneficios. Miles de empresas extranjeras tienen un N98 precisamente porque venden en España desde el extranjero y quieren cumplir sin montar nada sobre el terreno.

Cuándo de verdad deberías buscar asesoramiento

La vía del N98 encaja con empresas que venden en el país sin una presencia física. Vale la pena buscar asesoramiento local adecuado cuando tu situación empieza a parecer más arraigada, por ejemplo si se cumple alguna de las siguientes.

• Pones personal propio sobre el terreno en España.
• Firmas un arrendamiento y gestionas tú mismo unos locales aquí.
• Nombras a un agente local que puede obligar a la empresa por contrato.
• Tú, como administrador, pasas una parte grande del ejercicio físicamente en España.

Cualquiera de esas puede llevarte de una venta limpia como no residente hacia un establecimiento permanente, y ese es el momento de que revisen tus hechos concretos en lugar de fiarte de una guía general.

Resumen y siguiente paso

Vender en España no convierte a tu empresa en residente aquí. La residencia de la empresa depende de la constitución, el domicilio social o la sede de dirección efectiva, y dirigir el negocio desde el extranjero lo mantiene en el extranjero. El verdadero umbral para un vendedor extranjero es el establecimiento permanente, y tener simplemente un N98 para el EPR no lo cruza. Si necesitas el número para comerciar cumpliendo, puedes iniciar una solicitud en minutos, o consultar las preguntas frecuentes si aún te queda algún punto abierto.